Die Zahl der Betriebsprüfungen steigt kontinuierlich an, sodass die erfolgreiche Betreuung zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren in der Steuerkanzlei gehört. Eine Außenprüfung sorgt bei den betroffenen Unternehmen meist für reichlich Panik und Aufgescheuchtheit. Allerdings lässt sich mit etwas Umsicht und Gelassenheit auch eine Betriebsrpüfung überstehen.
Im Beitrag liefern wir Ihnen das nötige Rüstzeug, um eine Betriebsprüfung erfolgreich zu meistern. Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, den Ablauf der Prüfung im Vorfeld zu planen und sich entsprechend auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten.
Außenprüfungen laufen immer nach einem festen Muster ab. Daher sollten Sie den genauen Ablauf und die genauen Verhaltensweisen mit Ihrem Steuerberater durchsprechen. Sie können die folgende Checkliste verwenden, um die wichtigsten Punkte zu klären:
Ankündigung der Prüfung
Manchmal wird die Ankündigung zur Überprüfung an den Steuervertreter gesendet. Gelegentlich wird die Ankündigung zur Prüfung dem steuerlichen Vertreter zugestellt. Oftmals werden Sie diese aber selbst erhalten, da die Prüfung normalerweise in Ihrem Betrieb stattfindet. Daher muss ein Termin mit Ihnen vereinbart werden. Außerdem verfügen nur Sie über die erforderlichen Dokumente vor Ort und müssen diese auch zusammenstellen diese zusammen.
Prüfungstermin
Benachrichtigen Sie alle erforderlichen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass diese zum Prüfungstermin anwesend sind:
- Ihr Steuerberater
- Der Leiter Ihres Rechnungswesens
- Evtl. der Leiter Ihrer EDV
Prüfungsanordnung
Die Prüfungsanordnung sollte folgende Angaben enthalten:
- Prüfungszeitraum
- Prüfungstermin
- Prüfungsumfang
- Name des Prüfers
Prüfungsort
Normalerweise wird Ihr Unternehmen – aus verfahrenstechnischen Gründen – als Ort einer Außenprüfung genutzt. Der Prüfer sollte dort einen separaten, abschließbaren Raum haben. In Ausnahmefällen kann die Betriebsprüfung aber auch in den Räumlichkeiten Ihres Steuerberaters durchgeführt werden.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen in den eigenen vier Wänden unterhalten, ist besondere Vorsicht geboten, da der Prüfer auch Sachverhalte mit einbeziehen wird, die ihm dort zur Kenntnis gelangen (teure Bilder an der Wand, touristische Souvenirs, Wertsachen, Sammlerstücke, Hobbys usw.).
Schwachstellenanalyse
Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um mögliche Schwachstellen und Unklarheiten während der Prüfung abzuklären.
Entwickeln Sie gemeinsam Strategien und vernünftige Erklärungen.
Organisation während der Prüfung
Legen Sie einen Ansprechpartner für den Prüfer fest. Darüber hinaus informieren Sie Ihre Mitarbeiter (beim Home-Office auch Ihr Hauspersonal und Ihre Familienangehörigen) über die bevorstehende Prüfung. Weisen Sie sie an, dem Wirtschaftsprüfer keine Informationen zur Verfügung zu stellen, außer in Absprache mit ihrem Steuerberater oder dem bestimmten Ansprechpartner.
Vorsicht: Auch Small-Talk und scheinbar harmlose Gespräche können schnell zu einem Bumerang werden, wenn der Prüfer dabei für ihn relevante Informationen erhält.
Vorzubereitende Unterlagen
Der Prüfer wird eine Vielzahl von Unterlagen einfordern. Die wichtigsten werden möglicherweise bereits in der Prüfungsanordnung benannt. lären Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater, welche Unterlagen Sie in welcher Form bereitstellen müssen und welche Sie besser zurückhalten. Dies gilt insbesondere für den Zugriff auf EDV, aber auch für private Notizen und Dokumente.
Abschlussbesprechung
In der Abschlussbesprechung wird der Prüfer das Ergebnis seiner Prüfung bekanntgeben. Sie und Ihr Steuerberater haben dann nochmal die Möglichkeit, Stellung zu beziehen. Die Abschlussbesprechung kann in Ihrem Betrieb, beim Steuerberater oder im Finanzamt stattfinden.
Niemals eine Außenprüfung ohne Steuerberater!
Wenn eine Betriebsprüfung durchgeführt wird, sollten Sie sich sofort an Ihren Steuerberater wenden und ihn mit einbeziehen lassen. Er kann dem Prüfer nicht nur sachlich und fachlich fundierte Informationen liefern.
Aufgrund seiner jahrelangen Erfahrungen in solchen Situationen kann er auch die Auswirkungen (Nachforderung der Finanzbehörden) abwehren oder zumindest in Grenzen halten.
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Autor: Max Mustermann
Position: Geschäftsführer
Aktualisiert: 5. März 2021
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